1．校内的“决定”、“通知”、“请示”、“报告”等文件，除直接由办公室办理的之外，均由主管部门负责起草，办公室负责核稿，如文件涉及到编制、经费、物资或涉及部门的协定合同等，主办部门要事先与有关部门会签，校办核稿后由校长签发。
2．凡是以学校名义上报或下发的文件，在送请领导签发前，要经办公室审核并经有关部门会签，同时标明主送和抄送的处室或部门。
3．起草文件提倡主动、活泼、鲜明、有力、实实在在的文风，要概念明确，逻辑性强，文字简炼，标点正确，字迹清楚，要具有准确性，鲜明性，生动性，严谨性。
4．文件起草、修改、审核、签批一律使用钢笔或毛笔，不准用铅笔和圆珠笔。
1．凡涉及全校性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由综合办统一发出，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门发出，涉及几个部门的可以联合发出。
2．校制发文件，根据文件所涉及的业务，先由分管部门起草，办公室校稿，分管校长、校长签发。
3．校长办公会议纪要，由校办公室参加会议的人整理，办公室主任审核，主持会议的校长或副校长签发。
4．校办公室文件，由办公室起草和核稿，办公室主任签发。
1．学校各部门对学校以上文件的收发、传递、阅办、保管，存档要有专人负责，做到“三勤”:勤催办，勤检查，勤回收。各部门取走的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2．收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记(签字)手续。
3．传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4．借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人(借阅者)签字手续，阅后及时归还。
5．缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6．存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，确保文件管理安全。
7．秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8．上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管人员调动工作，事先要把文件交清。
1．学校所属各部门或工作人员，因工作需要借阅保密文件时，绝密件须经领导签批，机密件须经办公室主任签批，秘密件和一般性文件可直接联系借阅。
2．外单位或个人因工作需要借阅保密文件时，绝密件一律不予借阅，机密，秘密和一般性文件须经校领导签批同意方可借阅。
3．凡是批准借阅文件者，必须履行签字登记手续，否则不予借阅。
4．借阅文件要及时归还，不准乱扔乱放，或转借他人，更不准随意损坏或丢失。
