财务处

2020年05月

目   录

 

一、 票据使用 3

（一）财务单据使用 3

（二）外来票据要求 7

（三）校内其他单据规范 9

二、报销时限要求 12

三、签字审批流程 12

报销审核是财务基础性工作，财务处主要是对原始票据的真实性、合法性、完整性方面的审核，由发起人到部门负责人审核，然后财务处，再到分管校领导，最后是校长审核。 12

四、具体报销业务注意事项 12

（一）一般经费报销 12

（二）差旅费报销 13

（三）资产类经费报销 15

（四）基建类支出报销 16

（五）会议费报销 16

（六）劳务费发放 17

五、学生相关业务费 17

六、公务卡的使用和办理注意事项 18

七、学校“三重一大”项目费用 19

八、常见问答 19

（一）Q：怎样才能报销？ 20

（二）Q：为何要一事一报？ 20

（三）Q：发票丢失了怎么办？ 20

（四）Q：出差审批单和出差文件是否都要提供？ 20

（五）Q：市内参加会议如何计算差旅费？ 20

（六）Q：因公消费是否必须使用公务卡，网上支付不会使用或者出差时忘记带了怎么办？ 21

（七）Q：招待费应如何报销？ 21

（八）Q：“三重一大”中，大额资金运作含有哪些内容？ 21

九、徐州经贸财务平台(微信）介绍 21

附件2其他常用财务信息 26

   江苏省徐州经贸高等职业学校财务报销指南

 

一、 票据使用

（一）财务单据使用

财务单据是由财务处统一设置的具有专门格式和用途以满足各类报销需求的单据或用于粘贴的纸张。

1.单据粘贴单

（1）用途：用于报销时粘贴各种票据。

 

（2）使用说明：

①建议每张粘贴单的粘贴发票数不超过10张；

②票据正面粘贴并排粘贴；

③粘贴票据时沿装订线靠左靠上沿边粘贴。

（3）粘贴的标准格式如下图所示：

 

发票粘贴式样1

 

发票粘贴式样2

2．用款计划审批单

（1）用途：用于各项资金用款计划的申请与审批。

 

 

（2）使用说明：

准确完整填写相应栏目，并按审批权限签字审批。

3．差旅费报销单

（1）用途：用于职工出差后报销差旅费。

①差旅费报销单：教职工出差报销网上填写模块

 

（2）使用说明：

①网上报销差旅费类型：

a.会议/培训： 提供会议通知或培训文件

b.招生就业/日常学习考察： 填写出差审批单

会议通知或培训文件、出差审批单须上传。

4.借款单

（1）用途：用于借款业务。

 

（2）使用说明：

①除经核准的备用金等业务外，发生的相关费用使用公务卡结算；

②借款人必须是我校职工；

③实行“前款不清、新款不借”制度。除备用金外，业务完成三个月内办理报销或还款手续。

（二）外来票据要求

外来票据是经办人在办理具体业务时，从外单位取得的证明经济业务的书面凭证。合法的凭证包括：发票和收据，以及通用统一制式的票据，如火车票等。

 1. 发票：包括机打发票、电子发票

 

机打发票样式

 

电子发票样式

（1）发票必须有税务监制章；

（2）发票必须加盖开具单位发票专用章； 

（3）发票付款单位必须是“江苏省徐州经贸高等职业学校”。发票付款单位为个人、其他单位或空白等不得报销；（我校开票信息在本指南附件2中或“徐州经贸财务平台”中查询）

（4）经办人员对发票的真实性、完整性负责，票据的取得途径要真实、合理，与发生的经济业务必须对应，报销前应通过税务部门网站查验发票真伪（网站查询网址：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）； 

（5）发票开具内容与经营范围不符的发票不得报销；

（6）付款方式为“一卡通”“面值卡”“贵宾卡”“优惠卡”“预付费充值卡”等的发票不予报销；

（7）票据内容不得涂改、挖补，不得擅自添加内容，合计金额计算应准确，大小写一致；

（8）刷卡小票等光敏纸凭证，为避免时间长褪色，报销时同时提供其复印件。

（9）使用电子发票报销，需在纸质票面上注明“本人承诺，此发票仅在本次报销中使用一次”，并由经办人员签名。

2．收据

 

（1）从外单位取得的收据必须有财政监制章；

（2）收据必须加盖开具单位财务专用章或公章；

（3）收据付款单位必须是“江苏省徐州经贸高等职业学校”。

（4）社会团体会费统一收据，其项目名称只能开具“会费”，其他项目名称收据无效。

（三）校内其他单据规范

校内其他单据属自制凭证，是按照校内相关部门文件要求，在财务报销时需提供的单据，包括以下单据：

1．出差审批单

 

（1）系部：主要负责人出差由分管校领导审核后主管校领导签批，其他人员出差由部门主要负责人审批后再由分管校领导、学校主管领导签批。

（2）行政部门：部门主要负责人审批后再由分管校领导、学校主管领导签批。

2．公务接待审批单

（1）公务接待前按《公务接待管理办法》规定填写公务接待审批单。

（2）下载地址：

http://www.xzjm.cn/cwc/

3．采购申请单

采购物品及资产购置需采购前在钉钉上申请及审批。

4．固定资产直接入库单

购买的达到固定资产标准的物资（含图书），需总务处办理相关手续并填制固定资产验收单。

 

5．低值耐用品入库单

 

6．采购项目验收报告

凡是通过招投标采购的资产须经验收后方可报销。报销前提供发票、合同、采购申请、入库单外，还需提供项目采购验收报告。

二、报销时限要求

根据《江苏省徐州经贸高等职业学校经费报销管理办法》规定，票据报销日期必须在经济事项发生的合理期限内，原则上当年的发票于当年内报销，每年11月、12月的发票可以延缓到次年三月前报销。特殊的教科研项目经费到账时间滞后，结题后经费到账的，在报销单据上书面注明原因后方可报销。

三、签字审批流程

报销审核是财务基础性工作，财务处主要是对原始票据的真实性、合法性、完整性方面的审核，由发起人到部门负责人审核，然后财务处，再到分管校领导，最后是校长审核。

四、具体报销业务注意事项

（一）一般经费报销

一般经费是指不属于差旅费、资产类、基建类的其他事项的报销。发生较多的为商品服务购买、材料制作等支出。

1．低值易耗品报销

低值易耗品报销时须提供入库单。

2.购买服务类支出报销时要提供采购协议，金额较大的支出要提供中标通知书和采购协议。

3．公务接待报销：（“一函三单”不全不予报销）

（1）公务接待报销时需提供公函、公务接待审批单、发票和菜单，使用公务卡支付。

4.印刷品报销：实行定点采购管理，不在定点采购管理的印刷品不予报销。

5．因公出国经费报销：

（1）临时出国（三个月以内）报销国际旅费、国外城市间交通费、住宿费、伙食费、公杂费、和其他费用，提供出国审批手续和相应票据，出国补助由组织人事处、外办和财务处核定。

（2）长期出国（三个月以上）根据学校核定的补助内凭票报销。

（3）说明：

①国际旅费是指出境口岸至入境口岸旅费。

②国外城市间交通费是指为完成工作任务所必须发生的，在出访国家的城市与城市之间的交通费用。

③伙食费是指出国人员在国外期间的日常伙食费用。

④公杂费是指出国人员在国外期间的市内交通、邮电、办公用品、必要的小费等。

⑤其他费用：国签证费用、必须的保险费用、防疫费用、国际会议注册费用等。

6．不允许报销事项：根据国家有关规定，所有表明烟、酒、礼品、食品（慰问困难职工、开展活动不在此限）、汽油、旅行社、特产专卖店票据均不得报销。

（二）差旅费报销

1．报销凭证：

（1）报销时需提供“出差审批单”或有领导签字的会议文件，将出差审批单、会议或培训文件上传。

（2）报销时须提供城市间交通、住宿发票、会议或培训费发票；伙食补助和交通费按标准发放，不提供票据。差旅费“其他”栏目中仅报销退票费、保险、手续费、会议费、培训费；其他费用不在差旅费中报销。

2.注意事项

（1）一等座仅限厅级及正高职称人员乘坐。

（2）除厅级及正高级职称人员因公长途出差外，其他人员出差原则上不乘坐飞机，确因出差路途较远或出差任务紧急，应在出差前经分管校领导批准后，方可按等级乘坐飞机。机票采购需在政府采网采购（可下载“公务行”APP进行购买）

（3）超过住宿费标准的（省市间有差异详见《江苏省徐州经贸高等职业学校差旅费管理办法》）自行负担。

（4）仅有城市间交通费发票，无住宿费发票的，只有往返两天的伙食补助费和市内交通费。仅有住宿费发票，无城市间交通费发票的，原则上不予报销（学校安排车辆除外）。

（5）出差期间凡由接待单位统一安排用餐或免费接待的，不再支付伙食补助费。

（6）会议通知明确食宿自理的各类培训，培训时间超过5天的，培训期间的市内交通费不发放、伙食补助费均减半计算。

（7）因教学科研需要，在法定节假日期间发生的差旅费，必须提供相应的证明材料，如：会议通知、邀请函等，经部门负责人审批同意后，可按规定报销。

（8）因教学科研需要，前往庐山、黄山、泰山、峨眉山、普陀山、九华山、张家界、九寨沟、海南三亚等国内旅游风景区产生的差旅费，必须提供相应的证明材料，如：会议通知、邀请函、科研项目书等。

（9）请在出差结束三个月内及时办理差旅费报销手续。出差人员在出差期间所发生的一切费用，应连同差旅费同时报销，原则上事后不得补报。

（三）资产类经费报销

报销时提供中标通知书、固定资产入库单、增值税专用发票、采购合同。

1.符合《江苏省徐州经贸高等职业学校固定资产管理暂行办法（试行）》中规定的固定资产标准，即“使用期限超过一年，一般设备单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500元以上”以及“单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类资产，如图书、家具等”，须提供“固定资产验收入库单”。

2．50000元以下资产采购提供收货单或采购合同、固定资产入库单、发票。50000元（含）以上资产采购报销时需提供采购申请单、中标通知书、验收报告、固定资产入库单、增值税专用发票、采购合同（首页、签订事项具体金额页、合同签字盖章及签订日期页）。 

根据学校《财务报销管理办法》规定，按经费支出审批权限签字并加盖学校公章，如有授权按授权办理，无签字的合同视为无效合同。

3.采购项目验收报告（不符合验收条件的，需提供“采购项目履约情况说明”）（后勤处网站下载）。

4.付款方式：原则上按照采购合同上签订的账号支付。

如遇特殊情况，需对方单位出具盖有该单位公章的委托付款说明。

（四）基建类支出报销

基建类支出报销包括基建项目的勘察、施工；房屋修缮、改造；室内装修、装饰；校园环境建设等。

报销时提供：发票、中标通知书、施工合同，支付超过合同价70%工程款时要提供审计报告。

注意事项：

合同签订后，合同金额原则上不得追加，如因特殊情况或不可预测因素需要追加的，必须报批同意：

（1）追加金额不超过招标项目合同金额10%的，须经按照《江苏省徐州经贸高等职业学校“三重一大”实施办法》规定办理，追加预算时要提供党委会会议纪要或校长办公会议纪要。

（2）追加金额超过招标项目合同金额10%的，经学校批准后再落实增加经费后执行。

（五）会议费报销

1．学校各单位承办会议，报销时需提供以下材料：

（1）会议通知（包含会议议程）；

（2）会议审批单

（3）会议费支出预算表

（4）会议费支出决算表

（5）参会人员签到表（提供原件或复印件）；

（6）与会议相关的有效发票、消费清单、原始明细单据、委托协议（合同）等资料。其中会议服务单位提供的费用原始明细单据需加盖该单位公章。

2．承办会议所发生的费用需一次性结清，不得分拆报销。

3．会议费报销标准严格按照《江苏省徐州经贸高等职业学校会议管理暂行办法》执行。

（六）劳务费发放

       劳务费发放严格执行《劳务费发放管理办法（试行）》

     1．校外人员劳务费：发放时需填写姓名、工作单位、身份号码、银行账号、开户行、工作内容、时间和工作量，原则上通过银行发放。外聘教师课时费按月发放。

2.校内人员劳务费发放时要根据劳务类型提供计算单据和相关证明材料。属干部职务行为且在工作日期间的各类活动、组织参与本单位活动、参与评审内容研究的、履行本人岗位职责举办各类培训讲座的人员不列入劳务费发放范围。

3.学生奖助学金：使用财务处提供的学生账号。

4．扣税办法：财务处依法代扣代缴个人所得税。

五、学生相关业务费

（一）学生去外地参加学科、技能、体育等竞赛活动，报销时持参赛通知等文件按以下规定办理：

1．住宿应两人住一个标准间，单人出差或男生、女生出差人员为单数的，其单数人员可一人住一个标准间。住宿费标准参照普通教师外出住宿标准执行，超支部分自理；

2．伙食补助费按每人每天不高于100元，包干使用；

3．交通费按每人每天不高于80元，包干使用，校统一派车则无交通费补贴；

4．竞赛组委会等机构收取参赛费并提供食宿的，只计算发放往返当天的伙食补助费和交通费；

5．学生外出参赛，原则上乘坐普通火车，3名学生（含3人）随教师外出，可以乘坐高铁二等座。

六、公务卡的使用和办理注意事项

（一）公务卡主要用于各类经费的财务报销业务，并兼顾私人消费的银联标志信用卡，不可办理附属卡。

（二）只要是学校在职在编人员及长期聘用人员都可以申请办。

（三）公务卡办理需要注意以下事项：

1．公务卡开设的基本程序是：职工填写“财政预算单位公务卡申请表”，签订“领用合约”,连同相关证明资料交财务处确认后送代理银行，代理银行审核后按规定程序为职工办理公务卡，办讫后由代理银行将公务卡邮寄给教职工。

2．公务卡申办成功后，财务处需按规定格式将公务卡信息报市财政集中支付执行机构备案，录入公务卡支持系统。

（四）2016年1月开始，凡是公务卡强制结算目录规定的费用只能用公务卡或银行汇款结算。具体如下：办公费、印刷费、咨询费、水电费、物业管理费、手续费、邮电费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其它交通费以及学校授权个人办理的零星物品采购支出等，原则上统一使用公务卡结算。

（五）公务卡还款途径有三种：

1．个人主动在还款日前将所欠资金存进公务卡；

2．公务卡持卡人绑定其借记卡自动关联还款；

3．通过报销系统报销还款，须在免息还款期的7个工作日前到财务计划处递交报销单并办理相关报销进卡手续。

特别提醒：采用途径3还款，请务必关注报销进度，若因报销失败导致还款延误，将产生滞纳金（由持卡人自行承担），并会给持卡人造成不良信用记录。

（六）公务卡不能透支取现，但卡上有余额时可以取现。在建行ATM机或柜台取现，无需手续费，跨行ATM机取现需收手续费。。

（七）实行公务卡结算方式后，请您务必妥善保管刷卡消费的交易凭条。财务人员在报销时要根据您的交易凭证提取消费信息，并将交易凭条作为会计原始凭证入账。

七、学校“三重一大”项目费用

涉及学校“三重一大”项目费用报销的，需根据《江苏省徐州经贸高等职业学校落实“三重一大”制度实施办法》文件相关要求执行。

八、常见问答

（一）Q：怎样才能报销？

A：首先要明确经费的出处和经费的预算；其次，要真实地发生一笔合理合规的经济业务；最后，要取得合法有效的票据。

（二）Q：为何要一事一报？

A：一事一报制度是指一张支出审批单只处理一项经济业务。严格执行一事一报制度，是为了确保票据内容与经济业务密切相关，便于明确经济责任，也便于满足事后审计的需求。

（三）Q：发票丢失了怎么办？

A：从外单位取得的票据如有遗失，应取得原开票单位的证明、存根联复印件或记账联复印件，并加盖财务印章或发票专用章，经所在部门领导和财务处领导签字后，方可代作报销凭证。

出差丢失火车票、汽车票、住宿费票据的，经部门负责人及财务处长依规核准后，火车票一般按同区间硬座普快车票报销；汽车票按同区间普通汽车票报销；住宿费由宾馆开具证明，标明原发票号码并盖章后方可报销。

（四）Q：出差审批单和出差文件是否都要提供？

A：报销出差费用时，经领导签字的出差审批单或出差文件，提供其一即可报销，会议或培训的必须提供文件。

（五）Q：市内参加会议如何计算差旅费？

A：差旅费是指我校工作人员临时到徐州市城区以外地区（不含出国出境）公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。因此在市内参加各种学术会议不按差旅费管理办法报销相关费用及补助。

（六）Q：因公消费是否必须使用公务卡，网上支付不会使用或者出差时忘记带了怎么办？

A：原则上外出采购（款项不能对公打款的）和出差都必须使用公务卡。如果忘记带公务卡，可以使用其他卡刷卡，并保留刷卡凭条，报销时一起送至财务室。如果网上支付，可依据网上支付、支付宝或微信支付截图作为付款依据。边远地区或特殊情况（如打车、邮寄材料等）可以进行200元以下的现金支付。

（七）Q：招待费应如何报销？

A：根据学校要求，招待费用根据《江苏省徐州经贸高等职业学校公务管理接待规定》文件要求提供“一函三单”，即邀请函或来访函，公务接待审批单，菜单，接待人员名单职务及联系方式。

（八）Q：“三重一大”中，大额资金运作含有哪些内容？ 

A：1．年度预算执行中发生金额在20万元及以上的资金或项目追加或调整；

2．单项支出在100万元及以上（基建经费支出1000万元及以上）的资金款项支出；

3．未列入预算金额在20万元及以上的资金或项目的支出；

4．学校受赠的10万元及以上的资金或项目的支出；

5．用于学校事业发展的银行贷款；

6．其他大额度资金运作事项。

九、徐州经贸财务平台(微信）介绍

1．教师入口

（1）个人单据查询

教职工进入菜单后，可以查询到自己提交的单据，包含单据信息、单据状态、当前流程节点、审批意见等信息。

（2）报销单审批

审批人进入菜单后，可以查询到自己待审、已审核报销单据，包含单据信息、流程信息、指标信息、图片附件信息等，并可以根据实际情况选择审核、销审或退回等操作。

（3）工资查询

教职工进入菜单后，可以选择月份来查询自己的工资信息，包含明细查询与汇总查询两种查询方式。

（4）个性化设置（消息提醒、手势密码等）

教职工进入菜单后可以设置绑定微信、免密登陆、接收业务消息推送、审批及工资密码等信息。

2．学生入口

（1）缴纳学杂费：学生进入菜单后可以缴纳学杂费。

（2）查询缴费历史：学生进入菜单后可以对于缴费历史进行查询。

3．信息资料

（1）公务卡专栏

包含公务卡使用方法及注意事项。

（2）平台介绍

对于平台功能做介绍。

（3）开票信息

查询学校开票信息。

（4）报销系统安装简介

安装报销系统的方法简介。

 

附件1：徐州经贸高等职业学校国内差旅住宿费和伙食补助标准明细表

序号	地区（城市）		住宿费标准			伙食补助
			处级及正高级人员	科级及相当职级人员	其他人员
1	北京	全市	500	400	350	100
2	天津	全市	380	320	300	100
3	河北	石家庄市、张家口市、秦皇岛市、廊坊市、承德市、保定市	350	300	260	100
		其他地区	310	260	260	100
4	山西	太原市、大同市、晋城市	350	300	260
		临汾市	330	280	260
		阳泉市、长治市、晋中市	310	260	260
		其他地区	240	220	220
5	内蒙古	呼和浩特市	350	300	260
		其他地区	320	260	260	100
6	辽宁	沈阳市	350	300	260	100
		其他地区	330	280	260	100
7	大连	全市	350	300	260	100
8	吉林	长春市、吉林市、延边州、长白山管理区	350	300	260	100
		其他地区	300	260	220	100
9	黑龙江	哈尔滨市	350	300	260	100
		其他地区	300	260	220	100
10	上海	全市	500	400	350	100
11	江苏	南京市、苏州市、无锡市、常州市、镇江市	380	340	300	100
		其他地区	360	320	260	100
12	浙江	杭州市	400	350	300	100
		其他地区	340	300	260	100
13	宁波	全市	350	300	260	100
14	安徽	全省	350	300	260	100
15	福建	福州市、泉州市、平潭综合实验区	380	330	300	100
		其他地区	350	300	260	100
16	厦门	全市	400	350	300	100
17	江西	全省	350	300	260	100
18	山东	济南市、淄博市、枣庄市、东营市、烟台市、潍坊市、济宁市、泰安市、威海市、日照市	380	340	300	100
		其他地区	360	300	260	100
19	青岛	全市	380	340	300	100
20	河南	郑州市	380	340	300	100
		其他地区	330	300	260	100
21	湖北	武汉市	350	300	260	100
		其他地区	320	300	260	100
22	湖南	长沙市	350	300	260	100
		其他地区	330	300	260	100
23	广东	广州市、珠海市、佛山市、东莞市、中山市、江门市	450	400	360	100
		其他地区	420	360	300	100
24	深圳	全市	450	400	300	100
25	广西	南宁市	350	300	260	100
		其他地区	330	300	260	100
26	海南	海口市、三沙市、儋州市、五指山市、文昌市、琼海市、万宁市、东方市、定安县、屯昌县、澄迈县、临高县、白沙县、昌江县、乐东县、陵水县、保亭县、琼中县、洋浦开发区	350	300	260	100
		三亚市	400	300	260	100
27	重庆	9个中心城区、北部新区	370	340	300	100
		其他地区	300	260	260	100
28	四川	成都市	370	340	300	100
		阿坝州、甘孜州	330	300	300	100
		绵阳市、乐山市、雅安市	320	260	260	100
		宜宾市	300	260	260	100
		凉山州	330	260	260	100
		德阳市、遂宁市、巴中市	310	260	260	100
		其他地区	300	260	260	100
29	贵州	贵阳市	370	300	260	100
		其他地区	300	260	260	100
30	云南	昆明市、大理州、丽江市、迪庆州、西双版纳州	380	300	260	100
		其他地区	330	300	260	100
31	西藏	拉萨市	350	300	300	100
		其他地区	300	260	260	100
32	陕西	西安市	350	300	300	100
		榆林市、延安市	300	260	260	100
		杨凌区	260	220	220	100
		咸阳市、宝鸡市	260	220	220	100
		渭南市、韩城市	260	220	220	100
		其他地区	230	200	200	100
33	甘肃	兰州市	350	300	260	100
		其他地区	310	260	260	100
34	青海	西宁市	350	300	260	100
		玉树州、果洛州	300	260	260	100
		海北州、黄南州	250	200	200	100
		海东市、海南州	250	200	200	100
		海西州	200	200	200	100
35	宁夏	银川市	350	300	300	100
		其他地区	330	300	260	100
36	新疆	乌鲁木齐市	350	300	300	100
		石河子市、克拉玛依市、昌吉州、伊犁州、阿勒泰地区、博州、吐鲁番市、哈密地区、巴州、和田地区	340	300	260	100
		克州	320	260	260	100
		喀什地区	300	260	260	100
		阿克苏地区	300	260	260	100
		塔城地区	300	260	260	100

附件2其他常用财务信息

1．财务处网址： http://www.xzjm.cn/cwc/

3．我校统一办理的教职工工资卡开户行：交行徐州开发区支行

4．外单位开具发票时所需信息

（1）学校单位名称：江苏省徐州经贸高等职业学校

地址：徐州经济技术开发区蟠桃山路31号

电话：0516--69851868

统一社会信用代码（纳税人识别号）： 12320300466503670F

开户行名称：中国银行徐州开发区支行

银行账号：  487158206283